Câu chuyện thực tế: Quán cà phê mất hợp đồng lớn vì không có hoá đơn
I. Một ly cà phê giá bao nhiêu – và một hợp đồng trị giá bao nhiêu?
Mỗi sáng thứ bảy, một vị khách quen lại ghé quán cà phê nhỏ nhàng trên đường Nguyễn Thị Minh Khai. Anh ta không bao giờ đặt gì nhiều: một ly cà phê đen, thi thoảng thêm một phần bánh ngọt. Chủ quán vui vẻ tiếp đón, vì người khách đó luôn trả tiền đầy đủ và để lại lời khen về hương vị đồ uống.
1.1. Sự quen thuộc dễ khiến ta bỏ lỡ cơ hội lớn
Khi khách hàng đến quán thường xuyên, ta dễ xem đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, mỗi người đều có tiềm năng trở thành một đối tác quan trọng nếu ta biết lắng nghe và sẵn sàng chuyên nghiệp hóa dịch vụ.
1.2. Khi ly cà phê không còn là chuyện nhỏ
Một ly cà phê không đơn thuần là thức uống – nó có thể là khởi đầu của một cơ hội hợp tác, mở rộng quy mô và phát triển kinh doanh nếu được đặt trong đúng ngữ cảnh.
Nhưng một ngày, anh ta ngỏ đồi góc nhìn. Anh không chỉ là khách hàng, mà là đại diện cho một doanh nghiệp sự kiện lớn. Anh đến, đặt vấn đề hợp tác cung cấp đồ uống và bánh ngọt hàng tuần cho sự kiện của họ. Hợp đồng trị giá hàng chục triệu mỗi tháng.
Và rõ ràng, điều duy nhất họ cần để ký hợp đồng là: "Bên anh có xuất hoá đơn đỏ không?"
Ly cà phê trên bàn họp – cơ hội kinh doanh lớn có thể đến từ điều nhỏ nhất.
II. Câu chuyện thực tế: Quán cà phê và bản hợp đồng bị vuột mất
Anh Nam là chủ một quán cà phê nhỏ trên đường Nguyễn Thị Minh Khai, TP.HCM. Với phong cách bình dân, đồ uống ngon và giá hợp lý, quán của anh trở thành nơi lui tới quen thuộc của dân văn phòng xung quanh. Mỗi ngày, anh Nam tự tay phân phối ngệ nguyên liệu, chuẩn bị nguyên liệu tươi, và trực tiếp đứng quầy pha chế.
2.1. Một lời đề nghị bất ngờ
Một ngày, anh được một đối tác gọi điện: một công ty sự kiện muốn đặt 50 phần cà phê và bánh ngọt mỗi thứ hai hàng tuần, giao tận nơi cho họp ban điều hành. Hợp tác ban đầu rất hứa hẹn, hai bên đã thảo luận menu, cách giao nhận, thời gian và các tuỳ chọn linh động.
Đây không chỉ là một đơn hàng lớn về mặt tài chính, mà còn là một cơ hội để anh Nam nâng tầm thương hiệu và có thể mở rộng thêm mảng dịch vụ giao đồ uống theo yêu cầu doanh nghiệp.
2.2. Thất bại vì thiếu chuẩn bị pháp lý
Nhưng đến bước cuối cùng, khi bên A đòi hoá đơn để hoàn tất thủ tục hợp đồng và thanh toán, anh Nam đã buồn bã nhắn: "Bên em làm nhỏ, chưa đăng ký hộ kinh doanh, không có hoá đơn VAT..."
Vấn đề không nằm ở chất lượng sản phẩm, mà ở khả năng đáp ứng yêu cầu hành chính cơ bản. Sự thiếu hụt này đã khiến anh đánh mất một cơ hội lớn mà rất có thể sẽ mở ra nhiều cơ hội khác đi kèm.
Kết quả: hợp đồng bị huỷ. Công ty chuyển sang một chuỗi F&B khác có đăng ký đầy đủ.
Chủ quán cà phê buồn bã vì không thể ký hợp đồng do thiếu hóa đơn.
III. Vì sao hoá đơn lại quan trọng trong kinh doanh F&B?
Đối với nhiều chủ quán nhỏ, việc xuất hoá đơn có thể là điều xa vời, nhưng thực tế nó quyết định khả năng tiếp cận khách hàng lớn.
3.1. Tâm lý doanh nghiệp
Hóa đơn là chứng từ chi phí hợp lệ trong kế toán, đặc biệt đối với các công ty cần minh bạch tài chính. Việc có hoá đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa khoản chi vào báo cáo tài chính, kiểm soát ngân sách và đáp ứng quy định về thuế.
3.2. Tiêu chuẩn hợp tác với tổ chức chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện, văn phòng công ty luôn cần chứng từ khi quyết toán. Một quán không có hoá đơn gần như bị loại khỏi danh sách chọn lựa. Họ không thể vì một món ăn ngon mà phá vỡ quy trình tài chính nội bộ được thiết lập nghiêm ngặt.
3.3. Hoá đơn là dấu hiệu của sự chuyên nghiệp
Kinh doanh hợp pháp thể hiện uy tín, minh bạch và khả năng mở rộng lâu dài – điều mà mọi đối tác đều ưu tiên tìm kiếm. Họ muốn hợp tác với những người có chiến lược rõ ràng và tầm nhìn xa, không chỉ những người đam mê nấu ăn.
“Doanh nghiệp cần hóa đơn hợp lệ để quyết toán chi phí theo quy định.”
IV. Hệ quả dài hạn: Không chỉ mất 1 hợp đồng
4.1. Mất dần khách hàng doanh nghiệp
Không chỉ mất đi một hợp đồng, quán sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, khó tạo dựng uy tín với các đối tác tiềm năng trong tương lai. Điều này cũng kéo theo sự tụt hậu so với các đối thủ biết chuẩn hoá mô hình từ sớm.
4.2. Không thể đăng ký sàn giao hàng
GrabFood, ShopeeFood và nhiều nền tảng yêu cầu giấy phép kinh doanh hợp pháp để đảm bảo tính minh bạch. Việc thiếu hoá đơn khiến quán bị loại khỏi các kênh bán hàng lớn, mất cơ hội tiếp cận lượng khách hàng khổng lồ từ các nền tảng số.
“Thiếu giấy phép kinh doanh khiến quán cà phê bị loại khỏi sàn giao hàng trực tuyến.”
4.3. Khó mở rộng quy mô kinh doanh
Một khi không có nền tảng pháp lý rõ ràng, chủ quán sẽ gặp khó khăn khi mở thêm chi nhánh, tìm đối tác đầu tư, hoặc chuyển đổi mô hình thành doanh nghiệp thực thụ. Các ngân hàng, nhà đầu tư hoặc đối tác chiến lược sẽ tránh xa những mô hình không rõ ràng pháp lý.
V. Làm sao để chủ quán nhỏ cũng có thể xuất hoá đơn?
5.1. Đăng ký hộ kinh doanh
Chỉ cần đến UBND quận/huyện, mang theo giấy tờ cá nhân và kê khai ngành nghề kinh doanh, bạn có thể đăng ký hợp pháp một cách dễ dàng.
5.2. Lấy mã số thuế và mở tài khoản doanh nghiệp
Sau khi đăng ký hộ kinh doanh, bạn có thể xin cấp mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế và mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để giao dịch minh bạch hơn.
5.3. Sử dụng hoá đơn điện tử
Ngày nay, các nền tảng như MISA, Viettel, Fast hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, phù hợp với mô hình quán nhỏ.
5.4. Thuê dịch vụ kế toán trọn gói
Nếu bạn không rành về thủ tục kế toán, có thể thuê dịch vụ ngoài với mức chi phí hợp lý (từ 300.000 - 1 triệu đồng/tháng), giúp bạn yên tâm tập trung vào vận hành.
VI. Bài học dành cho người khởi nghiệp F&B
6.1. Tư duy bài bản từ đầu
Thành công trong F&B không chỉ nhờ món ngon – mà còn từ cách bạn tổ chức, quản lý và xây dựng nền tảng kinh doanh chuyên nghiệp.
6.2. Hợp pháp hóa để mở rộng
Đăng ký kinh doanh, có hoá đơn, có hệ thống kế toán – đó là bước chuẩn bị để bạn có thể nhận hợp đồng lớn, gọi vốn, hoặc nhượng quyền thương hiệu.
6.3. Thương hiệu bắt đầu từ sự nghiêm túc
Khách hàng và đối tác luôn tin tưởng vào những người kinh doanh có tầm nhìn dài hạn. Đừng chỉ là quán cà phê phố quen – hãy là mô hình có thể nhân rộng.
VII. Kết luận: Từ chuyện mất hợp đồng đến tầm nhìn dài hạn
Một tờ hóa đơn tưởng chừng đơn giản lại là cánh cửa để mở ra thị trường rộng lớn hơn. Đừng để sự thiếu chuẩn bị làm bạn đánh mất những cơ hội đáng giá.
Hãy nhìn lại mô hình kinh doanh của bạn: Đã sẵn sàng để vươn xa, hay vẫn chỉ an toàn trong góc phố quen?
