1. Bao bì tưởng nhỏ – rủi ro lại lớn 

Khi nghĩ đến chi phí kinh doanh, nhiều chủ quán thường tập trung vào nguyên liệu, nhân công, máy móc… nhưng dễ bỏ qua một “chi phí nhỏ nhưng không nhỏ” khác: bao bì như cốc giấy, ống hút, hộp đựng.

Không ít quán trà sữa, café vì muốn tiết kiệm thời gian hoặc chi phí, đã mua bao bì từ các nguồn không yêu cầu hóa đơn VAT. Ban đầu có thể tiết kiệm vài trăm nghìn đồng mỗi tháng, nhưng đến khi quyết toán thuế, bạn có thể nhận cú sốc không hề nhẹ: toàn bộ chi phí này bị loại khỏi phần chi phí được trừ, khiến thu nhập chịu thuế tăng – và đồng nghĩa với số thuế phải nộp cũng tăng theo.

👉 Vậy liệu bạn có đang vô tình tạo ra chi phí “ảo” mà cuối cùng dẫn đến chi phí “thật” – tiền thuế tăng cao?

Ở bài viết này, mình sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của “chi phí ảo”, lý do khiến quán dễ phạm sai lầm, hậu quả tiềm ẩn và cách khắc phục để biến cốc giấy, bao bì từ khoản chi không chứng minh được thành chi phí hợp pháp và hợp lý.

Cốc giấy không có hóa đơn VAT làm tăng rủi ro thuế cho quán F&B.

2. Chi phí không có hóa đơn là gì? – Góc nhìn kế toán cơ bản 

2.1. Khái niệm đơn giản

Trong doanh nghiệp, theo quy định thuế hiện hành, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đủ 3 điều:

1. Có hóa đơn tài chính hoặc chứng từ hợp pháp.
2. Phải thực tế phát sinh phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
3. Có đầy đủ giá trị nội dung, như đơn vị cung cấp, mã số thuế, ngày tháng, nội dung rõ ràng, giá trị tính thuế (bao gồm VAT nếu có).

Nếu bạn dùng cốc giấy mà không có hóa đơn VAT, thì dù chi phí đó thực tế, vẫn không đủ cơ sở pháp lý để được trừ thuế.

2.2. Trường hợp phổ biến

• Chủ quán mua bao bì từ chợ sỉ, đại lý, hoặc đơn vị nhỏ lẻ, nhận hàng xong trả tiền mặt, không lấy hóa đơn.
• Có thể chỉ nhận “biên nhận đơn giản” hoặc không nhận gì.
• Việc này xảy ra vì chủ quán cho rằng: “cốc giấy chỉ vài nghìn, không đáng để lo.”

Nhưng khi tổng chi phí lên vài chục triệu mỗi tháng, số tiền đó cộng dồn – không ai âm thầm bỏ qua!

2.3. Về bản chất: chi phí nhưng không phải là CHI PHÍ

Dù thực tế quán có bỏ tiền ra, nhưng trong mắt cơ quan thuế nếu không có hóa đơn – đó chỉ là chi phí cá nhân, không mang dấu hiệu tiêu dùng kinh doanh. Khó đòi lại mọi hóa đơn – thì tài khoản chi phí vẫn tăng, nhưng khi báo cáo quyết toán, không được trừ => làm tăng thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

So sánh hóa đơn tài chính hợp lệ và giấy biên nhận không hợp lệ khi tính thuế.

3. Rủi ro khi quyết toán: Từ chi phí “ảo” đến thuế thật 

3.1. Tình huống kiểm tra thực tế

Giả sử quán bạn mua cốc giấy 30 triệu/tháng không hóa đơn – trong khi hóa đơn bị loại luôn. Khi quyết toán, số này dù thực tế – vẫn không được tính vào chi phí được trừ, và thu nhập chịu thuế tăng thêm 30 triệu.

Giả sử thuế TNDN 20% -> bạn phải nộp thêm 6 triệu/tháng thuế. Cả năm là 72 triệu chỉ vì thiếu hóa đơn – nhìn rất “bé” mà hậu quả thì thật “lớn”.

3.2. Ví dụ cụ thể có số

3.3. Ngoài truy thu còn có phạt và lãi

Cơ quan thuế không chỉ truy thu, còn áp dụng:

• Phạt chậm nộp theo mức %/ngày.
• Lãi suất chậm nộp nếu quá hạn
• Phạt hành chính nếu sai kê khai.

Đặc biệt, nếu bị kiểm tra định kỳ, lỗi này kéo theo rủi ro lớn hơn – ảnh hưởng đến toàn bộ sổ sách & uy tín doanh nghiệp.

Kế toán đang xử lý báo cáo chi phí bị loại vì không có hóa đơn hợp pháp.

4. Vì sao chủ quán F&B dễ gặp lỗi này? 

4.1. Thói quen chọn nơi “rẻ thật”

Chủ quán thường ưu tiên nguồn cung cấp giá rẻ – đặc biệt khi số lượng lớn, việc lấy hóa đơn phức tạp, không tiện đi lại, nên “xuề xoà” không lấy.

4.2. Hiểu nhầm về chi phí “nhỏ”

Một số chủ quán cho rằng:

• “Chi phí này cực nhỏ, không đáng để kê khai.”
• “Nếu có hóa đơn thật, thuế cũng chẳng giảm được bao nhiêu.”

Nhưng tính chuyện nhỏ sẽ không nhỏ khi tổng chi phí trong tháng hoặc năm lên tới vài trăm triệu.

4.3. Thiếu hiểu biết pháp lý

Ngành F&B nhiều chủ quán tập trung vào chất lượng, marketing mà lơ đi nghiệp vụ kế toán – trong khi đây là vùng “bão kiểm tra” của cơ quan thuế. Vì vậy, sai mắc rất nhanh, và không dễ sửa sai nếu thiếu ý thức.

5. Giải pháp: Làm sao để cốc giấy trở thành chi phí hợp pháp? 

5.1. Chọn nhà cung cấp chính thức

Ưu tiên các đơn vị in ấn, cung cấp bao bì cho F&B, yêu cầu:

• Hóa đơn VAT rõ ràng.
• Có mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
• Hợp đồng mua bán nếu số lượng lớn (nên dùng).

5.2. Kiểm tra chứng từ kỹ càng

• Luôn đối chiếu hóa đơn và thực tế hàng nhận.
• Lưu trữ, phân loại theo ngày, theo lô – ký nhận từng đợt nhập.

5.3. Quy trình nội bộ rõ ràng

• Người nhập hàng có hóa đơn giao cho kế toán ngay.
• Sau mỗi tháng, kiểm tra lại chi phí – nếu thiếu hóa đơn thì phải xử lý ngay (hoặc không ghi nhận vào sổ chi phí).
• Có thể đặt nhắc thanh toán để không nhập và quên lấy hóa đơn.

5.4. Tận dụng kỹ thuật: hóa đơn điện tử, QR

• Hiện nay hóa đơn điện tử rất phổ biến – nhanh gọn, giảm rủi ro thất lạc.
• Nên yêu cầu file mềm để lưu trữ – dễ đối chiếu khi kê khai online, hoặc khi bị kiểm tra.

6. Kết luận: Chi phí nhỏ, bài học lớn 

Chi phí bao bì như cốc giấy, ống hút, hộp đựng tuy nhỏ lẻ, nhưng nếu không có hóa đơn, dễ trở thành “chi phí ảo” – không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và tăng tiền thuế phải đóng, dù bạn nghĩ mình đang tiết kiệm.

🎯 Lời khuyên: đánh giá kỹ tính hợp pháp khi lựa chọn nguồn cung cấp – nên ưu tiên hóa đơn rõ ràng để biến chi phí nhỏ thành chi phí hợp pháp. Quy trình rõ ràng, lưu chứng từ đầy đủ giúp bạn an tâm kinh doanh, không lo kiểm tra, và gia tăng giá trị thương hiệu chuyên nghiệp.