ĐẶT CỐC GIẤY NHƯNG NHẬN THIẾU HÀNG – GIẢI PHÁP NÀO CHO CHỦ QUÁN?

Bạn đặt 5.000 chiếc cốc giấy tại Hà Nội nhưng nhận chỉ hơn 4.700? Tình trạng thiếu hàng cốc giấy không hiếm, và nếu không xử lý đúng, chủ quán có thể “mất tiền – mất uy tín – mất khách”. Trong bài viết này, MAYAFOODVN sẽ chỉ ra nguyên nhân, cách phòng tránh hiệu quả và cách xử lý khi đơn hàng thiếu hụt — giúp bạn bảo vệ uy tín và lợi ích.

1. NGUYÊN NHÂN KHIẾN ĐƠN HÀNG CỐC GIẤY BỊ THIẾU HÀNG 

1.1 Tính toán sai số lượng hoặc báo giá không khớp yêu cầu 

Rất nhiều chủ quán gửi yêu cầu đặt 5.000 chiếc nhưng vì trao đổi qua tin nhắn, không có file xác nhận đơn hàng cụ thể, dẫn đến sự khác biệt giữa con số “mong muốn” và “thực tế nhà in hiểu”.
Bên cạnh đó, có trường hợp khách được báo giá cho 4.800 chiếc (đủ nhu cầu vài tuần) nhưng lại nhầm tưởng là 5.000. Nếu không có email hoặc văn bản xác nhận chi tiết, khi phát hiện thiếu sẽ rất khó truy trách nhiệm.

1.2 Mất mát trong quá trình đóng gói hoặc vận chuyển 

Một nguyên nhân phổ biến mà ít người nghĩ tới là sự cố vận chuyển hoặc thiếu niêm phong khi đóng thùng.
Nếu cốc không được buộc kín theo block, trong quá trình di chuyển dễ bị rơi rớt từng chiếc hoặc nguyên block. Ngoài ra, nếu thùng bị rách, mất nắp, shipper không báo lại – bạn vẫn sẽ nhận “trọn kiện” nhưng thiếu số lượng.
Tình trạng này xảy ra nhiều với các đơn vận chuyển liên tỉnh hoặc giao hàng qua bên thứ ba không có xác nhận niêm phong.

Thiếu hàng cốc giấy Hà Nội do vận chuyển

1.3 Thiếu QC kiểm đếm lô hàng trước xuất kho 

Tại một số xưởng nhỏ lẻ ở Hà Nội, công đoạn kiểm đếm thường bị bỏ qua vì tốn thời gian. Họ in xong rồi đóng gói theo “ước lượng” – ví dụ: 100 chiếc/thùng – nhưng không đếm kỹ lưỡng từng thùng.
Chỉ cần thiếu 3–5 chiếc mỗi thùng thì với đơn 50 thùng, bạn đã mất 150–250 chiếc mà không biết. Đáng nói, lỗi này không đến từ cố ý mà vì thiếu quy trình QC bài bản.

2. HẬU QUẢ TỪ TÌNH TRẠNG THIẾU HÀNG

2.1 Trải nghiệm khách hàng kém – quán phải dùng cốc dởm thay thế 

Không có gì gây ấn tượng xấu bằng việc khách đến quán nhận đồ uống trong chiếc cốc không đúng thương hiệu, không logo hoặc dùng cốc mua vội từ tiệm tạp hóa.
Điều này không chỉ làm mất đi sự đồng bộ trong trải nghiệm mà còn khiến khách hoài nghi về độ chuyên nghiệp của thương hiệu bạn.

Giao thiếu số lượng cốc giấy gây ảnh hưởng trải nghiệm

2.2 Mất tiền hoặc chi phí phát sinh khi phải đặt bổ sung 

Đặt bổ sung nhỏ lẻ đồng nghĩa với việc:

• Giá thành/chiếc tăng do không đạt mức chiết khấu số lượng.
• Tốn thêm chi phí giao hàng, đóng gói, thậm chí là phí xử lý gấp.
• Nếu nhà in cũ không hỗ trợ nhanh, bạn phải tìm đơn vị khác — dễ bị lệch màu, lệch kích thước.

2.3 Khó xử lý khi không có hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng rõ ràng 

Nếu đặt hàng chỉ qua tin nhắn Zalo, không có mail, không có bản xác nhận đặt hàng thì rất khó để quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Nhà cung cấp có thể nói: “Anh đặt có 4.500 mà?” – bạn không có bằng chứng để phản bác.

3. GIẢI PHÁP PHÒNG NGỪA VÀ XỬ LÝ NHANH 

3.1 Gửi yêu cầu xác nhận chi tiết số lượng 

Một bản xác nhận đơn hàng đúng chuẩn sẽ gồm:

• Tên sản phẩm, số lượng từng size.
• Hình ảnh mẫu thiết kế (đã duyệt).
• Ngày giao hàng, hình thức vận chuyển.
• Chính sách xử lý nếu giao thiếu, lỗi, trễ hẹn.

3.2 Yêu cầu kiểm đếm QC đầu cuối trước khi đóng thùng 

Không chỉ là “tin tưởng”, bạn cần:

• Yêu cầu video hoặc ảnh thực tế khi QC số lượng.
• Giao hàng kèm phiếu đóng gói ghi rõ số lượng từng thùng.

3.3 Hợp đồng hoặc email có điều khoản cam kết số lượng và đổi trả rõ ràng

Đây là tấm “bảo hiểm hợp pháp” cho cả bạn và nhà in. Nếu thiếu hàng:

• Bạn có căn cứ để yêu cầu in bổ sung.
• Nhà in uy tín sẽ chủ động xử lý theo cam kết.

4. TẠI SAO CHỌN MAYAFOODVN GIÚP BẠN TRÁNH RỦI RO THIẾU HÀNG?

4.1 Quy trình xác nhận đơn rõ ràng và minh bạch 

Từ báo giá đến xác nhận đơn, tất cả tại MAYAFOODVN đều được thực hiện có hệ thống:

• Báo giá thể hiện đầy đủ thông tin: loại cốc, size, định lượng giấy, số lượng, thời gian sản xuất, chính sách xử lý rủi ro.
• Sau khi bạn xác nhận bằng email hoặc Zalo, hệ thống sẽ tạo đơn sản xuất, không phát sinh thay đổi nào ngoài thỏa thuận ban đầu.
• Mỗi thay đổi (nếu có) đều được cập nhật và cần xác nhận lại để tránh sai sót.

 4.2 Đội QC kiểm đếm lô hàng thủ công và có hình ảnh minh chứng 

Khác với nhiều đơn vị chỉ “đếm ước lượng”, tại MAYAFOODVN, mọi đơn hàng đều trải qua 3 bước QC trước khi xuất:

1. Đếm thực tế theo từng lốc cốc.
2. Ghi chú chi tiết theo từng thùng, có dán nhãn mã hóa.
3. Chụp ảnh từng kiện hàng, lưu hồ sơ nội bộ và gửi ảnh giao hàng cho khách nếu cần.

4.3 Chính sách xử lý rủi ro nhanh, rõ ràng – không vòng vo 

MAYAFOODVN hiểu rằng bạn cần giải pháp, không phải lời giải thích lòng vòng. Vì vậy, chúng tôi áp dụng chính sách:

• Giao thiếu dưới 2%: in bù miễn phí trong vòng 48h.
• Giao thiếu lớn hơn: có thể chọn in lại hoặc được hoàn tiền tương ứng.
• Miễn phí phí vận chuyển lần bổ sung nếu lỗi do xưởng.

5. CÂU CHUYỆN THỰC TẾ TỪ KHÁCH HÀNG MAYAFOODVN

Một khách hàng của MAYAFOODVN – chủ chuỗi cafe tại Cầu Giấy – từng đặt 20.000 cốc cho mùa sale cuối năm. Trong lần kiểm đếm tại kho, nhân viên phát hiện 1 thùng bị rách – thiếu 400 chiếc.

Ngay trong ngày, đội ngũ của MAYAFOODVN đã xử lý:

• Giao bù 500 chiếc thay vì 400 (coi như xin lỗi).
• Tặng thêm voucher giảm giá cho đơn tiếp theo.
• Gửi ảnh lô hàng mới kèm lời xin lỗi từ quản lý.

6. KẾT LUẬN

Việc thiếu hàng cốc giấy là một rủi ro thực tế mà bất kỳ quán nào cũng có thể gặp phải. Nhưng nó hoàn toàn có thể phòng tránh nếu bạn:

• Làm việc với đơn vị in có quy trình minh bạch.
• Yêu cầu xác nhận số lượng, QC kỹ lưỡng.
• Có phương án xử lý rõ ràng ngay từ đầu.

LIÊN HỆ DỊCH VỤ IN CỐC GIẤY CHUẨN F&B TẠI MAYAFOODVN

🌐 Website: mayafoodvn.com
📞 Hotline: 033.882.4444
📩 Email: mayafoodvn@gmail.com
🏠 Xưởng: 35/10 TL 08, P. An Phú Đông, Q.12, TP.HCM