LY GIẤY KHÔNG RÕ NGUỒN GỐC – LÝ DO QUÁN TRÀ SỮA BỊ LOẠI CHI PHÍ KHI QUYẾT TOÁN
Ly giấy không rõ nguồn gốc là “cái bẫy” khiến nhiều quán trà sữa và cà phê bị loại chi phí khi quyết toán thuế VAT. Bài viết này chia sẻ rõ ràng tại sao chi phí không có hóa đơn bị từ chối, cách phòng tránh và giải pháp hợp lệ dành riêng cho chủ quán F&B.
1. Ly giấy không rõ nguồn gốc là gì?
1.1 Ly giấy không rõ nguồn gốc – hiểu đúng để tránh sai lầm
Nhiều chủ quán hay gọi vui đây là “ly giấy chợ” – mua từ các đầu mối nhỏ, cửa hàng vật tư hoặc chợ đầu mối. Bạn có thể dễ dàng mua sỉ vài trăm chiếc với giá rẻ mà không ai hỏi bạn là ai, có cần hóa đơn hay không. Nhưng đây lại là dấu hiệu đầu tiên khiến chi phí ấy không được chấp nhận khi quyết toán thuế.
Nếu bạn hỏi: “Nhà cung cấp có hóa đơn không?”, nhiều nơi sẽ trả lời là không có, hoặc báo giá cao hơn nếu muốn hóa đơn VAT. Lúc này bạn có 2 lựa chọn: tiết kiệm vài phần trăm – hoặc đầu tư đúng cách để không phải lo lắng mỗi kỳ thanh tra.
1.2 Tâm lý “cho tiện” – cái bẫy vô hình
Thực tế, nhiều chủ quán nghĩ “quán nhỏ mà, cần gì hóa đơn?” hoặc “mua vài trăm nghìn thì cần chi?”. Nhưng rủi ro không đến từ một hóa đơn – mà đến từ hàng chục, hàng trăm giao dịch nhỏ cộng dồn mỗi tháng. Khi bạn cần chứng minh chi phí vận hành, bạn sẽ thấy thiếu 1 hóa đơn, 2 hóa đơn… và rồi hàng chục triệu không được chấp nhận là chi phí hợp lệ.
1.3 Hậu quả “nhỏ mà không nhỏ”
Đừng coi thường ly giấy – vì nó đi kèm thương hiệu, trải nghiệm khách hàng, và… quy định thuế. Một quán chi 5 triệu/tháng cho ly giấy – nếu không có hóa đơn, bạn mất luôn quyền khấu trừ VAT và bị loại khỏi thuế TNDN, tổng lỗ gần 2 triệu đồng/tháng.
Ly giấy không rõ nguồn gốc so với ly giấy có hóa đơn VAT
2. Rủi ro thuế khi sử dụng ly giấy không rõ nguồn gốc
2.1 Chi phí không hợp lệ khi quyết toán thuế
Khi quyết toán thuế VAT, chi phí chỉ được chấp nhận nếu có hóa đơn VAT, chứng từ hợp pháp, chứng minh nguồn gốc. Nếu không có hóa đơn, chi phí này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và không được khấu trừ VAT đầu vào.
2.2 Thực tế: quán trà sữa bị loại chi phí
Nhiều quán F&B nhỏ gặp tình huống: khi kiểm tra sổ sách, cơ quan thuế phát hiện chi phí mua ly giấy không có hóa đơn, yêu cầu loại chi phí này và tính lại thuế. Điều này khiến số thuế phải nộp tăng, thậm chí bị phạt hành chính. Một chủ quán chia sẻ rằng đã bị loại gần 5 triệu đồng chi phí mỗi tháng do thiếu chứng từ, cộng lãi phạt và truy thu.
Chi phí không hợp lệ khi quyết toán thuế vì không có hóa đơn.
2.3 Checklist: Những chi phí dễ bị loại khi không có chứng từ
Ly giấy, cốc nhựa, ống hút, bao bì takeaway
Nguyên liệu mua lẻ, mua chợ không hóa đơn
Lương nhân viên trả bằng tiền mặt không có bảng lương/hợp đồng
Chi phí marketing trả tay không hợp đồng
Các dịch vụ vệ sinh, bảo trì không hóa đơn
Checklist: Các khoản dễ bị loại nếu không có hóa đơn hợp lệ
Ly giấy, cốc, bao bì không hóa đơn
Nguyên liệu mua ngoài thị trường không chứng từ
Lương, thưởng chưa có hợp đồng
Dịch vụ gala, vệ sinh, bảo trì không hóa đơn
Chi phí marketing thanh toán tiền mặt
Checklist chi phí bị loại khi không có hóa đơn trong ngành F&B
3. Vì sao hóa đơn VAT là yếu tố sống còn với quán trà sữa, cà phê?
3.1 Hóa đơn VAT giúp khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí
Hóa đơn VAT đầu vào là chứng từ pháp lý để quán trừ vào thuế đầu ra, tránh bị tính thuế không hợp lệ. Khi xuất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp được khấu trừ phần VAT đã trả, giảm chi phí TNDN.
3.2 Mất hóa đơn = mất tiền thật
Ví dụ: Quán A mua ly giấy trị giá 20 triệu đồng, VAT 10% là 2 triệu. Nếu có hóa đơn, quán khấu trừ 2 triệu, và tính vào chi phí hợp lệ nên giảm TNDN. Nếu không có hóa đơn, toàn bộ 20 triệu bị loại, tăng lợi nhuận tính thuế TNDN và thuế VAT phải nộp. Tổng số tiền quán phải đóng thêm có thể gấp đôi – số tiền thật mất mà nhiều người không nhận ra.
3.3 Hiểu nhầm phổ biến của chủ quán nhỏ
Nhiều chủ quán chưa đăng ký doanh nghiệp, nghĩ nếu không kê khai thuế thì không cần hóa đơn. Thực tế, khi quán hoạt động đủ mức doanh thu (ví dụ > 100 triệu/tháng), cần khấu trừ VAT và có hóa đơn để tránh hậu quả pháp lý.
4. Làm sao để chi phí ly giấy được chấp nhận khi quyết toán?
4.1 Chọn nhà cung cấp có pháp lý rõ ràng
Lựa chọn nhà cung cấp đã đăng ký mã số thuế với hóa đơn điện tử. Hợp tác lâu dài để đặt hàng số lượng đủ lớn, được giảm giá và xuất hóa đơn. Điều này giúp hóa đơn đầu vào rõ ràng, dễ lưu trữ.
4.2 Đầy đủ chứng từ đi kèm
Để hợp thức hóa chi phí, cần:
Hóa đơn VAT hợp lệ (điện tử hoặc giấy);
Hợp đồng mua bán (trừ hợp đồng nhỏ thì có phiếu xuất kho, phiếu giao hàng);
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản ngân hàng, không nên dùng tiền mặt.
Lưu ý: phải ghi rõ mã số thuế trên hóa đơn và hợp đồng để hợp lệ khi kiểm tra.
4.3 Checklist: 5 bước hợp thức hóa chi phí ly giấy
Ký hợp đồng mua bán rõ ràng (có mã số thuế, đơn giá, số lượng)
Đặt hàng qua nhà cung cấp có hóa đơn VAT
Thanh toán qua ngân hàng, giữ biên lai/chuyển khoản
Lưu trữ hóa đơn và chứng từ theo quy định (scan, đặt file theo tháng)
Kiểm tra đối chiếu sổ sách trước khi quyết toán thuế
Hóa đơn VAT hợp lệ khi mua ly giấy cho quán trà sữa
5. Giải pháp cho quán nhỏ chưa có hóa đơn đầu vào
Hợp tác với đại lý uy tín: các đơn vị cung cấp bao bì F&B đã có hóa đơn VAT, chiết khấu tốt, hỗ trợ sau bán.
Sử dụng dịch vụ thu mua có xuất hóa đơn: nhiều nền tảng gom đơn đặt hộ có hóa đơn VAT cho chủ quán.
Đăng ký kinh doanh cá thể hoặc hộ kinh doanh: nếu quán có doanh thu ổn định, việc đăng ký GTGT sẽ giúp nhận hóa đơn đầu vào hợp lệ, tạo uy tín với khách và đối tác.
Khởi động từ nhỏ, hợp thức dần: ngay cả khi quán nhỏ, bạn vẫn có thể đặt ly giấy theo đơn vị nhỏ nhưng có hóa đơn – không nhất thiết phải lấy số lượng lớn chỉ vì sợ giá cao, tránh rủi ro lâu dài.
6. Tổng kết & lời khuyên dành cho chủ quán ngành F&B
Ly giấy không rõ nguồn gốc – không chỉ là vật dụng, mà là rủi ro pháp lý lớn nếu không có hóa đơn.
Đầu tư đúng từ những chi phí nhỏ như bao bì, đồ dùng – sẽ giúp tránh hậu quả lớn khi quyết toán thuế.
Phòng tránh bằng cách làm rõ nguồn hàng, chọn đối tác hợp pháp, thanh toán minh bạch.
Với trách nhiệm chuyên nghiệp, quán sẽ hạn chế rủi ro, nâng cao uy tín, thuận lợi khi mở rộng kinh doanh.
Đừng để chi phí không hợp lệ khi quyết toán thuế trở thành “gánh nặng” từng tháng – hãy chủ động hợp thức hóa từng hóa đơn đầu vào.
Tóm tắt cách tránh rủi ro thuế khi mua ly giấy không rõ nguồn gốc
