MỖI THÁNG BÁN HƠN 100 TRIỆU – MÀ CUỐI NĂM VẪN KHÔNG ĐỦ TIỀN ĐÓNG THUẾ?

Quản lý dòng tiền quán trà sữa đúng là vấn đề nhiều chủ quán gặp phải: doanh thu cao nhưng cuối năm vẫn không đủ trả thuế, chi phí vượt dự toán do sai sót sổ sách, hóa đơn lộn xộn. Tìm hiểu cách kế toán thuế F&B hiệu quả để tránh rủi ro và bảo vệ lợi nhuận.

1. Mở đầu: “Mỗi tháng bán hơn 100 triệu – mà cuối năm vẫn không đủ tiền đóng thuế?”

Đây là nghịch lý xảy ra phổ biến ở rất nhiều quán trà sữa, cà phê hay mô hình kinh doanh nhỏ trong ngành F&B. Chủ quán thấy doanh thu tăng đều mỗi tháng, khách ổn định, chi nhánh mở rộng, nhưng đến kỳ quyết toán cuối năm lại bất ngờ vì:

• Thuế VAT phải nộp cao hơn dự kiến.
• Lợi nhuận bị giảm sau khi loại trừ các chi phí không đủ điều kiện khấu trừ.
• Không đủ dòng tiền để nộp thuế đúng hạn.

Vấn đề không nằm ở việc "bán chưa đủ nhiều", mà là ở chỗ: chưa quản trị được dòng tiền và thuế một cách bài bản. Doanh thu không tự đồng nghĩa với lợi nhuận. Và lợi nhuận không tự chuyển thành dòng tiền nếu không có hệ thống kế toán đúng chuẩn.

Nếu quán không có kế hoạch quản lý thuế, không có lưu trữ hóa đơn hợp lệ, không biết cách phân bổ chi phí hợp lý, thì dù có doanh thu cao cũng dễ rơi vào cảnh thiếu tiền mặt.

Hiểu và hành động đúng theo nguyên tắc kế toán thuế F&B, kết hợp với kiểm soát dòng tiền thường xuyên, là điều kiện bắt buộc để phát triển bền vững trong ngành dịch vụ ăn uống.

Doanh thu cao nhưng thiếu dòng tiền là bài học về quản lý dòng tiền quán trà sữa đúng cách

2. Tại sao doanh thu cao vẫn không có tiền đóng thuế? 

Một trong những sai lầm lớn của nhiều chủ quán F&B là đánh đồng "doanh thu nhiều" với "lợi nhuận lớn". Trên thực tế, lợi nhuận ròng và khả năng duy trì dòng tiền phụ thuộc vào cách ghi nhận chi phí và quản lý thuế đúng chuẩn.

2.1. Không hóa đơn – chi phí không được tính

Nhiều khoản chi như ly giấy, túi đựng, nguyên vật liệu mua từ nguồn không xuất hóa đơn VAT sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lệ. Điều này dẫn đến:

• Không khấu trừ được VAT đầu vào.
• Lợi nhuận chịu thuế bị tính cao hơn thực tế.
• Bị truy thu thuế và phạt nếu có kiểm tra.

2.2. Ghi sổ sai – không thể kiểm soát dòng tiền thật

Khi chi phí không được phân loại đúng (marketing, nguyên vật liệu, vận hành…), bạn không biết tiền đang chảy vào đâu. Thiếu phần mềm hoặc hệ thống sổ sách khiến việc dự báo và phân tích dòng tiền gần như không thể.

2.3. Không dự phòng thuế – hụt tiền khi đến hạn

Nếu mỗi tháng không trích lập dự phòng tiền thuế VAT và TNDN phải nộp, đến cuối quý hoặc cuối năm, bạn dễ rơi vào tình trạng "xoay không kịp tiền". Đó là lý do cần lập kế hoạch kế toán thuế F&B rõ ràng theo từng giai đoạn kinh doanh.

Kế toán thuế F&B hiệu quả giúp dự báo và đảm bảo dòng tiền nộp thuế đúng hạn

3. Hệ quả thực tế khi thiếu kế toán thuế F&B bài bản 

Quản lý quán tốt không chỉ nằm ở pha chế ngon hay quầy phục vụ nhanh. Một hệ thống vận hành bền vững cần có kế toán thuế F&B chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ lợi nhuận.

3.1. Bị truy thu thuế vì thiếu chứng từ

Nếu không xuất trình được hóa đơn hợp lệ:

• Thuế VAT đầu vào không được khấu trừ.
• Chi phí bị loại → làm tăng thu nhập chịu thuế.
• Kết quả: phải nộp thêm thuế và phạt vi phạm hành chính.

Đây là lỗi thường gặp ở các quán mua nguyên liệu, bao bì không hóa đơn, hoặc lưu trữ sai quy định.

3.2. Không thể dự báo dòng tiền

Không có hệ thống kế toán chuẩn, bạn không thể theo dõi:

• Dòng tiền vào/ra thực tế.
• Chi phí vận hành theo từng hạng mục.
• Mức lợi nhuận ròng sau thuế.

Điều này khiến việc mở rộng, thuê mặt bằng mới, tuyển dụng thêm nhân sự… trở thành quyết định “cảm tính” thay vì dựa trên số liệu tài chính đáng tin cậy.

3.3. Khó hợp tác và phát triển

Các đối tác lớn – như công ty tổ chức sự kiện, khách sạn, hệ thống chuỗi – luôn yêu cầu:

• Xuất hóa đơn VAT đúng chuẩn.
• Sổ sách kế toán minh bạch.
• Hồ sơ thuế rõ ràng, không nợ xấu.

Nếu không đáp ứng được, quán dù có sản phẩm tốt đến mấy cũng không đủ điều kiện tham gia các thương vụ lớn – lỡ mất cơ hội phát triển bền vững.

4. Checklist quản lý dòng tiền quán trà sữa và kế toán thuế F&B 

Để hạn chế rủi ro, bạn nên áp dụng bộ checklist thực tế dưới đây:

🖼️ Gợi ý chèn hình minh họa tại đây:

• Infographic checklist màu sắc tươi sáng, có đánh số rõ ràng
• Alt text: Checklist quản lý dòng tiền quán trà sữa và kế toán thuế F&B hiệu quả – minh họa bởi Mayafoodvn

5. Những rủi ro nghiêm trọng nếu bỏ qua kế toán thuế F&B

Nhiều chủ quán chỉ tập trung bán hàng, nhưng nếu không xử lý đúng kế toán thuế, hậu quả có thể rất lớn:

5.1. Mất tiền gấp đôi

• Lần 1: Không có hóa đơn → không được khấu trừ VAT → mất tiền thuế.
• Lần 2: Khi kiểm tra → bị loại chi phí → tăng thuế TNDN → nộp thêm + bị phạt.

Chi phí bao bì, in ấn, marketing nếu không hóa đơn sẽ không được công nhận, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận.

5.2. Thiếu thanh khoản – không đủ tiền xoay vòng

Thuế VAT nộp theo quý, TNDN nộp theo năm, nhưng nếu bạn không lập kế hoạch dòng tiền trước thì đến hạn sẽ không đủ tiền để đóng. Hậu quả:

• Chậm nộp → bị tính lãi phạt.
• Phải vay nóng → ảnh hưởng hoạt động.
• Mất uy tín với nhà cung cấp và nhân viên.

5.3. Khó gọi vốn – khó mở rộng

Không ai đầu tư hoặc hợp tác với một đơn vị:

• Không có báo cáo dòng tiền.
• Không xuất hóa đơn đúng chuẩn.
• Không chứng minh được lợi nhuận thực tế.

Hệ thống kế toán thuế F&B là “xương sống” để chuyển từ hộ kinh doanh cá thể thành doanh nghiệp chuyên nghiệp.

6. Lợi ích dài hạn khi áp dụng quản lý dòng tiền và thuế bài bản 

Thay vì chỉ phản ứng khi có rắc rối, hãy chủ động xây dựng hệ thống tài chính ngay từ đầu. Khi thực hiện đúng:

6.1. Chủ động kiểm soát tình hình kinh doanh

• Biết rõ lời – lỗ theo từng tháng/quý.
• Biết bao nhiêu chi phí là thật, bao nhiêu là chưa đủ chứng từ.
• Dự báo được điểm hòa vốn, điểm tăng trưởng.

6.2. Không còn lo “đến kỳ nộp thuế là thiếu tiền”

Với kế hoạch dòng tiền rõ ràng, bạn luôn có sẵn quỹ dự phòng để xử lý các khoản thuế định kỳ – không còn bị động, không cần vay nóng.

6.3. Tăng uy tín và giá trị thương hiệu

• Dễ gọi vốn hơn.
• Được chọn làm đối tác với tổ chức lớn.
• Nhượng quyền dễ dàng.

Một quán F&B có hệ thống kế toán thuế chuẩn là “ứng viên sáng giá” trong mắt nhà đầu tư và khách hàng chuyên nghiệp.

7. Kết luận & Hành động ngay hôm nay

Doanh thu cao không đồng nghĩa với dòng tiền mạnh.
Và kinh doanh tốt chưa chắc đã có sổ sách vững.

Rất nhiều quán trà sữa, cà phê hiện nay đang rơi vào tình trạng:
👉 “Bán hàng tốt – nhưng không có tiền đóng thuế – hoặc bị truy thu vì sai sổ sách.”

Điều đó có thể được giải quyết ngay từ hôm nay nếu bạn:

• Rà soát lại toàn bộ hóa đơn chi phí.
• Lập kế hoạch dòng tiền tháng/quý.
• Đào tạo lại nhân sự xử lý chứng từ.
• Ứng dụng phần mềm hoặc thuê đơn vị kế toán chuyên ngành F&B.

Bạn không cần biết kế toán chuyên sâu.
Nhưng bạn cần biết mình đang ở đâu trong bức tranh dòng tiền và thuế.

Nếu bạn cần mẫu file theo dõi chi phí, bảng kế hoạch thuế đơn giản, hoặc gợi ý phần mềm – hãy để mình hỗ trợ ngay.
Cùng nhau kinh doanh đúng pháp luật, đúng dòng tiền, đúng lợi nhuận – và phát triển bền vững.