Ly giấy 15 triệu/tháng – hóa ra lại không phải là chi phí?

Bạn có biết rằng ly giấy tưởng chừng nhỏ bé trong hoạt động quán trà sữa lại đang “thay đổi cục diện” – từ chi phí, kế toán, đến thuế? Trong bài này, mình sẽ cùng bạn khám phá tác động của ly giấy, cách xử lý thuế VAT quán trà sữa, và làm sao để hóa đơn ly giấy đúng chuẩn, tiết kiệm chi phí hiệu quả.

1. Ly giấy: nhỏ nhưng vũ khí kinh doanh F&B 

1.1 Vai trò của ly giấy

Ly giấy không chỉ đơn thuần là vật dụng đựng thức uống mà còn là một phần trong trải nghiệm thương hiệu. Một chiếc ly giấy in logo đẹp mắt, thiết kế chỉn chu có thể khiến khách hàng cảm thấy chuyên nghiệp, đồng thời khuyến khích họ chia sẻ trên mạng xã hội. Điều này giúp quán bạn lan tỏa hình ảnh nhanh chóng và miễn phí.

"Ly giấy in logo quán trà sữa tăng nhận diện thương hiệu"

1.2 Chi phí trung bình so với ly nhựa

Ly giấy thường có giá cao hơn ly nhựa từ 30–50%, đặc biệt khi in logo hoặc sử dụng chất liệu thân thiện môi trường. Tuy nhiên, giá trị mà ly giấy mang lại vượt xa con số đó: khách hàng cảm nhận tốt hơn, dễ tăng giá sản phẩm, tăng giá trị đơn hàng trung bình.

1.3 Câu chuyện thực tế

Chị Mai, chủ quán "Trà Sóng Nhỏ" ở TP.HCM từng chia sẻ rằng từ khi đổi sang ly giấy có thiết kế riêng, số lượng đơn hàng online tăng 20%. Nhiều khách hàng chụp ảnh ly rồi gắn hashtag quán, giúp chị tiết kiệm chi phí marketing đáng kể.

Khách hàng trẻ chụp ảnh cùng ly giấy và đăng lên mạng xã hội.

2. Thuế VAT quán trà sữa: Lẫo hoay hay tối ưu? 

2.1 Khái niệm thuế VAT trong kinh doanh đồ uống

VAT (Value Added Tax) hay thuế giá trị gia tăng là khoản thuế 10% áp dụng trên mỗi sản phẩm, dịch vụ. Trong kinh doanh trà sữa, bạn phải nộp VAT đầu ra (thu từ khách) và được khấu trừ nếu có VAT đầu vào (khi mua nguyên vật liệu, ly giấy...).

2.2 Ly giấy được áp dụng thuế ra sao?

Ly giấy là hàng hóa chịu thuế VAT. Khi mua từ nhà cung cấp, nếu bạn nhận được hóa đơn GTGT đầy đủ, bạn có thể đưa phần VAT vào để khấu trừ. Khi bán sản phẩm cho khách, giá bán đã bao gồm VAT cũng cần phản ánh đúng giá trị thật của chi phí, bao gồm cả ly giấy.

2.3 Tính VAT và câu chuyện quán trà sữa bị truy thu

Một quán trà sữa tại Hà Nội từng không đưa hóa đơn ly giấy vào chi phí hợp lệ. Khi bị kiểm tra, cơ quan thuế không chấp nhận khoản chi này vì không có hóa đơn đầu vào, dẫn đến việc quán bị truy thu hơn 15 triệu tiền VAT và bị phạt bổ sung. Đây là bài học đắt giá cho bất kỳ ai lơ là trong quản lý hóa đơn.

"Cách tính thuế VAT quán trà sữa khi mua ly giấy từ nhà cung cấp"

3. Hóa đơn ly giấy: Giấy tờ quan trọng bị lãng quên 

3.1 Khi nào cần hóa đơn cho ly giấy?

Nếu bạn mua ly giấy từ nhà cung cấp chuyên nghiệp, hãy luôn yêu cầu hóa đơn GTGT. Đây là bằng chứng hợp lệ giúp bạn đưa chi phí vào sổ sách và khấu trừ VAT đầu vào. Trường hợp bán sản phẩm kèm ly giấy cho khách doanh nghiệp, bạn cũng cần xuất hóa đơn bán hàng phù hợp.

3.2 Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán lẻ

• Hóa đơn GTGT (VAT): Áp dụng cho doanh nghiệp có đăng ký VAT, cho phép khấu trừ thuế.
• Hóa đơn bán lẻ: Dành cho khách lẻ, không dùng để khấu trừ, nhưng vẫn cần ghi nhận doanh thu.

3.3 Checklist kiểm tra hóa đơn ly giấy

• Tên, mã số thuế, địa chỉ nhà cung cấp đúng hợp đồng.
• Ngày tháng, số hóa đơn hợp lệ.
• Thông tin chi tiết về loại ly, số lượng, đơn giá.
• Thuế suất VAT đúng (thường là 10%).

4. Kịch bản chi phí ly giấy thực tế: Tính sao cho đủ và hiệu quả 

4.1 Cách tính chi phí ly giấy theo doanh thu

Bạn cần lập bảng theo dõi định kỳ số lượng ly giấy sử dụng, đơn giá nhập và doanh thu tương ứng. Ví dụ:

• Tháng 6: Dùng 10.000 ly, giá 3.200₫/ly → 32 triệu.
• Doanh thu tháng 6: 250 triệu. → Tỷ lệ chi phí ly giấy: 32/250 = 12.8%. Nếu tỷ lệ này vượt 10%, bạn nên rà soát lại nguồn cung hoặc cách sử dụng.

4.2 Các chi phí bị ẩn núp khi không kiểm soát hóa đơn

• Không có hóa đơn → không khấu trừ được VAT → tăng chi phí thuế.
• Ghi sai đơn giá hoặc số lượng → lệch chi phí, sai báo cáo.
• Nhập hàng không đúng tên đơn vị → mất hiệu lực pháp lý.

4.3 So sánh nhà cung cấp và câu chuyện thực tế

Anh Minh, chủ chuỗi 3 quán trà sữa tại Đà Nẵng, từng chọn mua từ nhà cung cấp B vì rẻ hơn. Nhưng cuối năm, khi kiểm toán thuế, toàn bộ chi phí này không được khấu trừ, khiến anh mất thêm gần 10 triệu đồng. Sau đó, anh quay lại nhà cung cấp có VAT để an toàn lâu dài.

5. Checklist chốt hạ: Tối ưu hóa hóa đơn ly giấy, thuế VAT quán trà sữa, ly giấy 

Dưới đây là checklist cần ghi nhớ khi quản lý chi phí và thuế ly giấy:

• Chọn ly giấy chất lượng, có in thương hiệu, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp.
• Mua từ nhà cung cấp uy tín, có hóa đơn GTGT 10% rõ ràng.
• Kiểm tra hóa đơn mỗi lần nhận hàng: tên nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, VAT 10%.
• Theo dõi số lượng ly giấy phát sinh thực tế – so sánh với hóa đơn và tồn kho.
• Tính tổng chi phí ly giấy và tỷ lệ so với doanh thu để báo cáo thuế VAT.
• Ghi chép và lưu trữ hóa đơn theo quy định (ít nhất 10 năm) để kiểm tra khấu trừ thuế khi cần.
• Xuất hóa đơn bán lẻ hoặc GTGT cho khách khi có yêu cầu – đảm bảo hóa đơn ly giấy được quản lý đúng.
• Tối ưu nhà cung cấp: cân nhắc giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hóa đơn và chất lượng.
• Định kỳ rà soát: đánh giá lại chi phí, đối chiếu VAT đầu vào & đầu ra, tránh sai sót truy thu.

6 Kết luận dành cho chủ quán F&B

1. Ly giấy không chỉ là chi phí mà là công cụ thương hiệu
   → Đầu tư vào ly giấy in logo có thể tăng nhận diện và giá trị đơn hàng trung bình.
2. Hiểu rõ thuế VAT giúp tối ưu lợi nhuận
   → Nắm vững cách khấu trừ VAT sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng triệu mỗi tháng.
3. Không có hóa đơn, chi phí sẽ trở thành “vô hình”
   → Chi phí không hợp lệ khiến bạn mất quyền khấu trừ và bị truy thu.
4. Chọn nhà cung cấp uy tín để được bảo vệ pháp lý và tài chính
   → Rẻ chưa chắc đã tiết kiệm nếu không có hóa đơn GTGT rõ ràng.
5. Kiểm soát chi phí ly giấy giúp hoạch định ngân sách chính xác hơn
   → Theo dõi tỉ lệ chi phí ly giấy/doanh thu để điều chỉnh giá bán, chính sách khuyến mãi phù hợp.
6. Ghi chép và lưu trữ hóa đơn là hành động bảo vệ quán của bạn
   → Đây là cơ sở để chứng minh tính hợp pháp, bảo vệ khi kiểm tra thuế và giúp quán phát triển bền vững.